《工作場所職業衛生管理規定》（國家衛健委令第5號）（以下簡稱《規定》）已于2021年2月1日起施行。
職業衛生檔案是用人單位職業衛生管理全過程的真實記錄和反映，也是衛生健康主管部門日常監督檢查的重要參考依據。根據《職業病防治法》和5號令規定，用人單位應當建立職業衛生檔案，并指定專（兼）職人員負責管理。
一、《規定》相關職業衛生檔案的主要內容
《規定》第34條規定，用人單位應當建立健全下列職業衛生檔案資料：（三）工作場所職業病危害因素種類清單、崗位分布以及作業人員接觸情況等資料；（四）職業病防護設施、應急救援設施基本信息，以及其配置、使用、維護、檢修與更換等記錄；（五）工作場所職業病危害因素檢測、評價報告與記錄；（六）職業病防護用品配備、發放、維護與更換等記錄；（七）主要負責人、職業衛生管理人員和職業病危害嚴重工作崗位的勞動者等相關人員職業衛生培訓資料；（九）勞動者職業健康檢查結果匯總資料，存在職業禁忌證、職業健康損害或者職業病的勞動者處理和安置情況記錄；（十一）職業病危害項目申報等有關回執或者批復文件；《規定》第48條規定，用人單位未按照規定建立、健全職業衛生檔案和勞動者健康監護檔案的，由衛生健康主管部門責令限期改正，給予警告；逾期未改正的，處十萬元以下的罰款。
分類檔案三: 職業病危害因素種類清單、崗位分布及作業人員接觸情況檔案分類檔案五：工作場所職業病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案分類檔案十一：職業衛生安全許可證、職業病危害項目申報檔案
（2）職業衛生管理機構設立或指定文件和職業衛生管理人員任命文件；
（2）職業衛生管理制度和操作規程一覽表（表2-1）；
（4）崗位職業衛生操作規程文本（職業衛生操作規程與安全生產等其他操作規程合并的，也可在其他檔案中存檔，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；（5）職業病防治法律、法規、規范、標準、文件一覽表（表2-2）；
分類檔案三：職業病危害因素種類清單、崗位分布及作業人員接觸情況檔案
（3）職業病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表（表3-2）；
（5）接觸職業病危害人員勞動合同（勞動合同也可保存在勞動人事管理等部門檔案中，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；（6）產生職業病危害的設備、材料及警示標識一覽表（表3－4）；
（7）產生職業病危害的設備、材料、產品中文說明書、化學品安全技術說明書（相關中文說明書也可保存在設備管理等部門檔案中，但必須在本檔案目錄中注明其所存檔案和位置）；（2）職業病防護設施、應急救援設施配置表（表4—1）；
（3）職業病防護設施、應急救援設施合格證、使用說明、保養維護說明、定期檢定證書（相關證書、說明書也可保存在設備管理等部門，但必須在本檔案目錄中注明其所存檔案和位置）；（4）職業病防護設施、應急救援設施檢修/維護/更換匯總表（表4—2）（相關記錄也可保存在設備管理等部門檔案中，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；
分類檔案五：工作場所職業病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案（2）職業病危害因素濃度（強度）日常監測記錄（表5-1）（相關記錄也可保存在監測部門檔案中，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；
（3）職業病危害因素檢測/監測超標整改一覽表（表5-2）；
（2）職業病防護用品配備標準（參照GB/T11651、GB/T18664、GBZ/T195等標準制定）；[根據國家標準委2020年第31號公告，GB 39800.1-2020《個體防護裝備配備規范 第1部分：總則》將代替GB/T 11651-2008 《個體防護裝備選用規范》、GB/T 29510-2013《個體防護裝備配備基本要求》，并將于2022年1月1日實施。]（3）職業病防護用品發放/更換/維護記錄（表6-1）；
（4）職業病防護用品的生產單位及資質證明、產品合格證明等；（2）用人單位主要負責人、職業衛生管理人員及職業病危害嚴重崗位人員職業衛生培訓登記表（表7-1）；
（3）主要負責人、職業衛生管理人員、職業病危害嚴重崗位人員職業衛生培訓證書或復印件；
（5）職業衛生年度培訓計劃、培訓教材、培訓簽到表、試卷、成績表、影像資料（相關資料也可保存在勞動人事管理等部門檔案中，但必須在本檔案目錄中注明其所存檔案和位置）；
（3）用人單位職業健康檢查處理、安置記錄（表9-2）；
（6）職業健康檢查報告（個人職業健康檢查報告、診斷結果存入勞動者職業健康監護檔案）；（2）建設項目職業衛生“三同時”登記表（表10—1）；
（3）建設項目審核（備案）、審查、驗收許可意見書；
（4）建設項目職業病危害預評價報告、職業病防護設施設計專篇、建設項目職業病危害控制效果評價報告書、內審意見表、自驗收報告；分類檔案十一：職業衛生安全許可證、職業病危害項目申報檔案
（3）職業病危害項目申報／變更材料、申報／變更回執；
（3）職業衛生監管部門職業衛生監督檢查下達的執法文書及相關記錄和資料；（4）用人單位自查的現場檢查記錄、整改意見書、處罰決定書、隱患整改記錄等；
四、職業衛生檔案管理要求
1. 用人單位應按照職業病防治相關法律法規的要求建立職業衛生檔案，由職業衛生管理部門綜合管理，制定職業衛生檔案管理制度并設專人管理；
2. 用人單位為總公司或集團公司的，公司總部的職業衛生檔案可適當簡化，但其下屬用人單位必須嚴格按照職業病防治相關法律法規的要求設立職業衛生檔案。
3. 職業衛生檔案由一個匯總檔案和十二個分檔案組成，匯總檔案和十二個分檔案應分別使用統一的檔案盒分類保存，檔案盒應注明檔案名稱。
4. 職業衛生檔案是衛生健康主管部門監督檢查的重要依據，應永久保存，妥善保管。當管理人員變化時，要做好交接工作。
5. 職業衛生檔案涉及職工個人隱私和單位的保密信息，應做好保密工作。
6. 用人單位發生分立、合并、解散、破產等情形的，職業衛生檔案應按照國家檔案管理的有關規定移交保管。
